Wartość bilansowa maszyn produkcyjnych bądź innych środków trwałych ustalana jest wg ceny nabycia, kosztów wytworzenia albo wartości przeszacowanej, pomniejszona o odpisy umorzeniowe lub amortyzacyjne oraz o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
Aby wartość ta została ustalona właściwie, należy sprawdzić, czy istnieją przesłanki, które wskazywałyby na trwałą utratę wartości określonego składnika majątku. Sytuacja taka występuje wówczas, kiedy istnieje duże prawdopodobieństwo, iż składnik aktywów będący w posiadaniu jednostki w przyszłości w znacznej części lub w całości nie przyniesie oczekiwanych korzyści ekonomicznych.
Odpis aktualizujący wprowadzany jest do ksiąg rachunkowych w zależności od tego, czy wcześniej wartość określonego środka trwałego została zaktualizowana na mocy odrębnych przepisów. Jeśli została dokonana aktualizacja oraz został utworzony kapitał z aktualizacji wyceny, trwała utrata wartości do poziomu utworzonego kapitału zostanie odzwierciedlona zapisem: strona Wn konta 803 „Kapitał z aktualizacji wyceny”, strona Ma konta 050 „Odpisy aktualizujące wartość środków trwałych. Natomiast pozostała kwota odpisu aktualizującego zostanie zapisana: strona Wn konta 766 „Pozostałe koszty operacyjne”, a strona Ma konta 050 „Odpisy aktualizujące wartość środków trwałych”.
Jeżeli ustanie przyczyna, dla której dokonano odpisu aktualizującego z tytułu trwałej utraty wartości, całość bądź odpowiednia część dokonanego odpisu zwiększy wartość danego składnika aktywów oraz będzie podlegała zaliczeniu do pozostałych przychodów operacyjnych. Przeprowadzanie takiej operacji będzie natomiast zapisane w księgach w następujący sposób:
- Odwrócenie odpisu do wysokości odniesionej na zmniejszenie kapitału: strona 050 „Odpisy aktualizujące wartość środków trwałych”, strona Ma konta Wn konta 803 „Kapitał z aktualizacji wyceny”.
- Odwrócenie pozostałego odpisu: strona Wn konta 050 „Odpisy aktualizujące wartość środków trwałych strona Ma” konta 766 „Pozostałe koszty operacyjne”.
Analogiczne zasady dotyczą środków trwałych w budowie. Wycenia się je bowiem na dzień bilansowy w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem bądź wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Powodem dokonania odpisu aktualizującego może być m.in. zaprzestanie budowy środka trwałego, na który jednostka poniosła nakłady.